Come organizzare un evento aziendale in modo professionale

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Fondamentalmente un evento aziendale concerne in un’occasione per radunare ed incontrare persone che lavorano nella medesima azienda, per confrontarsi o per fare aggiornamenti sul lavoro.

Ovviamente questa è una definizione generica, la quale non tiene conto delle varie tipologie di eventi aziendali che possono esistere.

Questo perché si potrebbero organizzare eventi generali, o in base al ruolo nell’azienda, o per fare dei meeting, insomma, dipende dalle necessità dell’azienda in quel momento.

Anche se, questi sono anche eventi per instaurare e rendere più solida l’unione dei dipendenti della società.

 

Come organizzare un evento aziendale

 

Organizzare un evento aziendale non è poi così difficile, ma rientra comunque nella categoria di cose che sono più facili a dirsi che a farsi.

L’importante è pensare ad ogni dettaglio e anche a quello che potrebbe andare storto, per anticipare i possibili problemi, avendo un piano dettagliato della situazione sin da subito.

Ovviamente partiamo da tutto ciò che anticipa l’evento, quindi la sua organizzazione e strutturazione.

Questo si organizza mediante un briefing, quindi una riunione tra i massimi esponenti della società e chi si occuperà dell’organizzazione dell’evento.

Durante il briefing si dovrà strutturare tutto, stabilire il budget, scegliere la squadra o team che porterà il tutto avanti, capire dove fare l’evento e scegliere tutto quello che concerne le forniture, sia di attrezzature varie ed eventuali, che di cibo e bevande.

Il budget è il fattore essenziale, quello che determina tutto. In base ai soldi che si hanno a disposizione si effettuano tutte le scelte successive. Il budget stabilisce le possibilità.

Una volta stabilito quanti soldi si hanno a disposizione, si sceglie la squadra che lavorerà all’evento, al fine non solo di organizzarlo, ma anche di portarlo avanti e fare in modo che proceda perfettamente fino alla fine.

Il team deve essere selezionato accuratamente, in base ad esperienze e competenze, scegliendo accuratamente i ruoli per ognuno.

Una volta trovate le persone affidabili e professionali, che lavoreranno all’evento e per esso, si deve scegliere il posto adatto in cui svolgere tutto.

 

La location è fondamentale per la buona riuscita dell’evento

 

La location rappresenta il luogo che permette il corretto svolgimento di tutto, quindi la domanda giusta da porsi è di quali caratteristiche si ha bisogno per quel determinato evento.

Il posto che verrà scelto dovrà assecondare tutti i bisogni di cui l’organizzazione ha bisogno, anche in relazione al numero di partecipanti, in base al quale si capirà anche la capienza di cui si ha bisogno.

Una cosa fondamentale, sia per l’organizzazione di un evento che per qualsiasi altra cosa, anche partire per un viaggio in famiglia, è una lista delle cose da fare, completa e meticolosa, per non lasciare nulla al caso.

Nella lista delle cose da fare rientra sicuramente la scelta e il controllo dei fornitori, sia per quanto concerne il catering, che per quanto riguarda ogni necessità tecnica: luci, audio e via discorrendo.

Una volta organizzato tutto e mandato gli inviti ai vari partecipanti, si deve anche pensare a non farli annoiare.

Si può scegliere un tema, un filo conduttore della serata che animi un po’ il tutto e renda intrigante l’evento, oppure organizzare veri e propri show e momenti ricreativi.

Nell’epoca dei social è fondamentale la diffusione capillare dell’evento su ogni social network, per far crescere sia la popolarità dell’evento stesso, che del nome dell’azienda.

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